議事録なんてサクッと作っちゃえ【議事録の書き方3選】

  • 議事録書いた方がいいかなあ?
  • でも面倒だなあ・・
  • 簡単に書ける方法ってある?

そんなお悩みの解決策を紹介します。

そもそも、議事録を書くか書かないかなんて迷わず、会議をやったら書いちゃいましょう。

 

私はIT企業に勤めて25年以上になります。

この間、書いた議事録数は相当な量になりますよ。

そんな私の経験に基づいて、サクッと書ける議事録の作成方法をお伝えします。

 

この記事では議事録の記載内容にターゲットを置いていて、議事録のフォーマットや作成ツールには言及していませんので、あらかじめご了承ください(*- -)(*_ _)ペコリ
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議事録作成技1:国会方式

まずは、コレ。

とりあえず発言内容をそのまま、ただそのまま書くだけの方法です。

ですます調・である調の統一も不要で、ただひたすら発言されたことを書き連ねるのです。

 

本当の国会の議事録のように

「それでは会議を始めます。○○についてA大臣の所信を徴収します。A大臣B君」

とか書くかどうかはさておき、それぐらいベタに発言を書いていくのです。

 

これは一見して大変なような印象ですが、経験の浅い新人や議事録要員として突然放りこまれた人にとっては前提知識なしに議事録が書けてしまいます。

実際に私が勤めているIT企業で過去に巨大PJが立ち上がったとき、事務局で会議室の予約とか事務処理とかをしてもらうために派遣で雇った方がいました。

この人はPJの内容に関する業務知識はゼロでしたが、この方法で議事録を次々に作成していました。

国会方式のメリットとデメリット

メリット
  • 専門・前提知識不要
  • 記載漏れがない
  • 記録者の恣意的にならない
デメリット
  • 記録量が多くなる
  • タイピングの速度必要(PCでリアルタイムに書くなら)

▼国会方式なら単純に音声入力させたら楽ですよ
 googleドキュメントの音声入力を使用した議事録の作り方は下記をご覧ください。

 

国会方式の補足情報

  1. 国会の議事録の現物
    実は国会の議事録はインターネット上に公開されていて、誰でも閲覧ができます。
    ま、そもそも議事録があるとかないとか物議を醸している部分はありますが、公開されているものもあるんですよ。
    国会会議録検索システム
  2. 今は速記ではない
    昔々、国会中継では数名の方が議場の真ん中あたりでせっせと記録していた姿を見ました。
    今はビデオ撮影したものから後で書き起こすんだそうです。
    もう既に音声入力やAIを使用した自動作成に至っているか? そこまでは未調査です。

議事録作成技2:5W2H方式

これは前段の国会方式に比べて、要点を絞った書き方になります。

整理して書くため少し慣れが必要となってきます。

下記の5W2Hの項目で書いていくため、完成した議事録は読みやすく要点が分かりやすいです。

▼5W2Hとは

  • Why(何故): その物事の背景や目的が何か
  • What(何を): 話題の内容の事柄
  • Who(誰が): 役割・当事者・関係者や発言者など
  • When(いつ): スケジュールや納期・期限
  • Where(何処で): 場所
  • How much(いくら): お金(予算、費用)
  • How to manage(どのように): 管理や運営の方法

 

例えば、あるお客様が「会計ソフトを導入したい」といった要望のインタビューをしたときの議事録なら。。

  • Why(何故): 今は全て紙管理なので電子化したい・自動化したい
  • What(何を): 会社の経理業務を
  • Who(誰が): 経理担当者
  • When(いつ): 来年度から始めたい
  • Where(何処で): 事務所1ヶ所だけで使う
  • How much(いくら): 10万円以内
  • How to manage(どのように): 会計ソフト導入までの支援も頼みたい

 

5W2H方式のメリットとデメリット

メリット
  • 記録量が抑えられる
  • 要点が分かりやすい(整理しながら書くため)
  • 議題の漏れに気付ける
デメリット
  • 話しのまとめをしながら書く技術が必要
  • タイピングの速度必要(PCでリアルタイムに書くなら)

議事録作成技3:課題・決定事項のみ方式

更に要点に絞った議事録の書き方になります。

その会議で何が結論として残ったのかのみが見られれば良い場合は、これで十分でしょう。

 

この方式に向いている会議「報告会」の部類です。

報告会はおおよそ、報告事項が決まっていて、その報告事項に関する指摘事項や課題が課せられるのではないでしょうか。

そのような会議であれば、そもそもが限られた関係者だけで行われる場合があり、5W2H的要素は関係者は既に別資料や言わずもがなな内容で事足りる可能性があります。

 

一方で、この方式に向かないのが「検討や議論」の部類です。

課題と決定事項は変わらず重要ですが、そこに至る経緯(発言や複数の意見、判断)の記録がない場合は、議事録の目的を果たさない可能性があります。

課題・決定事項のみ方式のメリットとデメリット

メリット
  • 記録量が少ない
  • 要点が分かりやすい(整理しながら書くため)
  • タイピングの速度不要かも(そもそも量が少ない)
デメリット
  • 万能ではない(検討や議論には不向き)
  • 限られた関係者のみなら使える

課題・決定事項のみ方式の補足情報

記述内容を限定して書くため、他の資料に書いてあるものや関係者の中での前提などは議事録には書きません。

しかし、時間経過した過去の議事録を見直したり、新しい関係者が参加した時はその「書いていないこと」が分からず、議事録の意味をなさない可能性があります。

これを回避するために、議事録に関係資料名や前提を固定的に記録するなどすることをお勧めします。

最後に:議事録の重要性

議事録って、書く担当者になると面倒なものですよね。

しかし、議事録はとても重要な成果物です。

会議参加者の共有物でもあるし、自分の記録にもなります。

また、書くのは面倒なのですが、ある意味「書いたもの勝ち」なんです。

 

議事録を複数の関係者(組織内外)で共有する場合、

組織内でレビューして組織外へ提出する流れになりますよね?

自分の方で記述できれば文責は伴いますが、物事を有利に表記することができることがあります。

嘘は絶対にNGですが、右とも左ともとれるようなことは記録者の解釈で書いておき、レビューや組織外からの指摘がなければそれが通せるわけです。

頻繁に議事録の記載事項について、言った言わない争いが起きる経験はあまり多くはありませんが、最終的には書き物が残っている方が証跡になるんですよね。

 

なので、議事録は作るか作らないかではなく、作ることを前提として、労力を掛けずサクッと作ることをお勧めします!

 

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