議事録なんてサクッと作っちゃえ【議事録の書き方3選】

そんなお悩みの解決策を紹介します。

そもそも、議事録を書くか書かないかなんて迷わず、会議をやったら書いちゃいましょう。

私はIT企業に勤めて25年以上になります。

この間、書いた議事録数は相当な量になりますよ。

そんな私の経験に基づいて、サクッと書ける議事録の作成方法をお伝えします。

この記事では議事録の記載内容にターゲットを置いていて、議事録のフォーマットや作成ツールには言及していませんので、あらかじめご了承ください(*- -)(*_ _)ペコリ

議事録作成技1：国会方式

まずは、コレ。

とりあえず発言内容をそのまま、ただそのまま書くだけの方法です。

ですます調・である調の統一も不要で、ただひたすら発言されたことを書き連ねるのです。

本当の国会の議事録のように

「それでは会議を始めます。○○についてＡ大臣の所信を徴収します。Ａ大臣Ｂ君」

とか書くかどうかはさておき、それぐらいベタに発言を書いていくのです。

これは一見して大変なような印象ですが、経験の浅い新人や議事録要員として突然放りこまれた人にとっては前提知識なしに議事録が書けてしまいます。

実際に私が勤めているIT企業で過去に巨大PJが立ち上がったとき、事務局で会議室の予約とか事務処理とかをしてもらうために派遣で雇った方がいました。

この人はPJの内容に関する業務知識はゼロでしたが、この方法で議事録を次々に作成していました。

メリット	専門・前提知識不要記載漏れがない記録者の恣意的にならない
デメリット	記録量が多くなるタイピングの速度必要（PCでリアルタイムに書くなら）

▼国会方式なら単純に音声入力させたら楽ですよ
　googleドキュメントの音声入力を使用した議事録の作り方は下記をご覧ください。

国会の議事録の現物
実は国会の議事録はインターネット上に公開されていて、誰でも閲覧ができます。
ま、そもそも議事録があるとかないとか物議を醸している部分はありますが、公開されているものもあるんですよ。

国会会議録検索システム
kokkai.ndl.go.jp
今は速記ではない
昔々、国会中継では数名の方が議場の真ん中あたりでせっせと記録していた姿を見ました。
今はビデオ撮影したものから後で書き起こすんだそうです。
もう既に音声入力やAIを使用した自動作成に至っているか？　そこまでは未調査です。

これは前段の国会方式に比べて、要点を絞った書き方になります。

整理して書くため少し慣れが必要となってきます。

下記の5W2Hの項目で書いていくため、完成した議事録は読みやすく要点が分かりやすいです。

▼5W2Hとは

例えば、あるお客様が「会計ソフトを導入したい」といった要望のインタビューをしたときの議事録なら。。

メリット	記録量が抑えられる要点が分かりやすい（整理しながら書くため）議題の漏れに気付ける
デメリット	話しのまとめをしながら書く技術が必要タイピングの速度必要（PCでリアルタイムに書くなら）

更に要点に絞った議事録の書き方になります。

その会議で何が結論として残ったのかのみが見られれば良い場合は、これで十分でしょう。

この方式に向いている会議「報告会」の部類です。

報告会はおおよそ、報告事項が決まっていて、その報告事項に関する指摘事項や課題が課せられるのではないでしょうか。

そのような会議であれば、そもそもが限られた関係者だけで行われる場合があり、5W2H的要素は関係者は既に別資料や言わずもがなな内容で事足りる可能性があります。

一方で、この方式に向かないのが「検討や議論」の部類です。

課題と決定事項は変わらず重要ですが、そこに至る経緯（発言や複数の意見、判断）の記録がない場合は、議事録の目的を果たさない可能性があります。

メリット	記録量が少ない要点が分かりやすい（整理しながら書くため）タイピングの速度不要かも（そもそも量が少ない）
デメリット	万能ではない（検討や議論には不向き）限られた関係者のみなら使える